Cerca di non assumere chiunque a meno che assolutamente non siate costretti a farlo, anche se si dovrebbe stare attenti ed evitare il lavoro nero (per esempio dalla famiglia e dagli amici), anche se è pratica molto comune. Se non è possibile far fronte al carico di lavoro per conto proprio e se assumere qualcuno è vitale per il successo della vostra azienda, assicuratevi di prendere una consulenza con un avvocato che ha un sacco di esperienza nel trattare le normative del lavoro e potrà dare informazioni legislative. Se si decide di assumere personale, ingaggiate un professionista che si possa consigliarvi sui contratti di lavoro, la sicurezza sociale e gli obblighi fiscali.
I pagamenti della sicurezza sociale
Come datore di lavoro, il vostro obbligo finanziario principale è quello di effettuare i pagamenti di sicurezza sociale a nome del proprio staff. Il totale dei contributi nel 2004 era di 28,3% della retribuzione lorda di un dipendente, di cui il datore di lavoro deve pagare una grande proporzione, ovvero il 23,6%, mentre il dipendente paga solo il 4,7% e gode di tutti i vantaggi!
Ogni nuovo lavoratore deve essere registrato presso le autorità di sicurezza sociale e nel suo contratto registrato con il servizio nazionale per l' occupazione (INEM) entro dieci giorni. Non dimenticare di farlo o sarai tentato di non farlo. Se la tua azienda è controllata dalle autorità del lavoro, sarà pesantemente multata. Per registrare un dipendente, è necessario fornire gli originali e le copie del suo certificato NIE e il passaporto più l' apposito modulo compilato (TA.2 / S). L’ INEM dovrebbe timbrarlo e restituire due copie del contratto, una delle quali dovrebbe essere data al lavoratore e l' altra conservata nei registri.
Detrazioni fiscali
Sei anche tenuto a trattenute mensili sullo stipendio di un dipendente per le imposte sul reddito (di solito viene chiamata ritenuta fiscale) a patto che si guadagni al di sopra del salario minimo, ma non bastano per rendere una dichiarazione fiscale annuale. È necessario fornirgli un “certificato di tasse” di busta paga (certificado de retenciones) che mostri tutti gli importi che sono stati pagati da voi e dai vostri dipendenti, e farà lui stesso la dichiarazione. Aliquote fiscali personali per il personale dipendente variano dal 15-45% a seconda del reddito e detrazioni consentite, che variano a seconda delle circostanze.
Diritti dei lavoratori
Le leggi sul lavoro “si sono rilassate” un pò negli ultimi dieci anni, ma i diritti dei lavoratori sono ancora più in alto agli occhi della legge. (Lo scopo principale della legge è di tutelare i lavoratori dallo sfruttamento ma anche il datore di lavoro si potrebbe iniziare a sentirsi sfruttato quando cominciano a entrare le spese!). I dipendenti godono di ampi diritti, che includono un salario minimo e la quattordicesima. Questi pagamenti extra sono per coprire le vacanze di Natale e il lungo periodo delle vacanze estive e sono una lunga tradizione. Hanno inoltre il diritto di avere le ferie pagate per un mese e 14 giorni festivi (due dei quali sono stabiliti a livello locale).
Contratti
Il governo spagnolo sta facendo notevoli sforzi per favorire una stabilità lavorativa. I contratti permanenti, a tempo indeterminato o fissi(contratos indefinidos /fijos) dovrebbero essere la regola e i contratti a tempo determinato (contrato temporal) l'eccezione e, di conseguenza, questi sono ammessi solo in determinate circostanze (vedi sotto). Qualunque sia il tipo di contratto utilizzato, è necessario assicurarsi che sia conforme con i requisiti minimi di legge per i diritti dei lavoratori così come stabilito nello Statuto dei lavoratori e si deve ottenere un parere su ciò da uno specialista in diritto del lavoro (asesor laboral), che deve essere in grado di consigliarvi il modo migliore per assumere qualcuno (legalmente) in base alle proprie esigenze.
Contratti temporanei
I diritti del lavoro sono per molti datori di lavoro una matassa aggrovigliata. Essi assumono personale illegalmente per ignoranza e per evitare tempi e costi di fare le cose correttamente. Ci sono procedure legali che consentono di assumere personale su base temporanea e sono le seguenti: per la formazione specifica, la fornitura di un servizio specifico o il completamento di un progetto o specifico a breve termine, per soddisfare le esigenze specifiche produzione o contratti per la sostituzione temporanea di dipendenti, di solito a causa di malattia, maternità, congedo o pensione. Quest’ ultima ragione è quella che i datori di lavoro possono utilizzare per assumere personale stagionale.
Ciò significa che si può legalmente assumere personale con contratto temporaneo, come ad esempio un contratto di formazione, finchè non si vede come si esegue realmente il lavoro, piuttosto che impegnarsi in un contratto a tempo indeterminato fin dall' inizio. Si può veramente controllare i dipendenti di persona durante la formazione per il lavoro e, se le cose non funzionano, entrambe le parti sono libere di recedere dal contratto al termine del periodo. La durata minima e massima dei contratti a tempo dipende dal tipo di contratto e dal lavoro che l' impiegato sta facendo. Ci sono contratti collettivi per guidarvi su questo tema. Di solito la durata massima è di sei mesi se il lavoratore è in possesso di un diploma di laurea e due mesi, se non lo possiede.
Se si tratta di un contratto occasionale per coprire un pesante carico di lavoro aggiuntivo, è possibile assumere qualcuno per un massimo di sei mesi entro un periodo di 12 mesi. Tuttavia, non è possibile mantenere il rinnovo a tempo indeterminato nel corso dell' anno. Se si contratta qualcuno per un progetto specifico, il contratto può durare solo per la lunghezza di quel progetto, se è una sostituzione di un lavoratore permanente, il contratto può coprire solo il periodo di assenza. Quando si offre un contratto a breve termine per uno dei motivi elencati sopra, bisogna ricordare che il contratto deve essere ancora scritto, precisando il motivo del lavoro temporaneo.
Contratti a tempo indeterminato
Anche se è bene stare molto attenti a stipulare un contratto a tempo indeterminato con un dipendente, tutto ciò viene incoraggiato dal governo spagnolo. Tutti i tipi di incentivi finanziari, sotto forma di agevolazioni fiscali e riduzioni degli oneri sociali, sono disponibili se si impiega personale a tempo indeterminato, soprattutto se si tratta di disabili, se sono persone che sono state registrate come disoccupate da più di sei mesi, se sono di età compresa tra i 16 e 30 (un gruppo con una disoccupazione particolarmente elevata in Spagna), o se sono disoccupati e oltre 45anni o se sono donne.
Dovrete concordare, per iscritto, un periodo di prova, in modo da non impegnarsi fino a quando non si è idonei per il lavoro, e capire cosa prevede il contratto, al momento del rinnovo - o sarà praticamente impossibile licenziare la persona e ci si potrebbe ritrovare di fronte ad un ingiusto reclamo di licenziamento, che sarà senz' altro molto costoso.
Tutti i contratti devono, per legge, essere scritti in spagnolo, quindi assicuratevi che il vostro consulente organizzi una traduzione se non parlate perfettamente lo spagnolo. Due copie del contratto firmato devono essere spedite al Servizio di Occupazione (INEM), dove saranno timbrate e restituite in seguito, una al dipendente e una che andrà nei registri.
Licenziamento
Se si vuole “terminare” il contratto di un dipendente, è necessario farlo con estrema cautela, e, come sempre, farsi consigliare da un professionista esperto in diritto del lavoro. Fino a poco tempo fa, in Spagna le leggi sul lavoro non consentivano il licenziamento a meno che il dipendente non fosse colpevole del delitto più atroce. Anche se questo ha cominciato a cambiare un pò a causa delle pressioni da parte delle organizzazioni del datore di lavoro, il licenziamento è ancora strettamente controllato e, se c'è una disputa, il tribunale è quasi sempre a favore del dipendente, lasciando al datore di lavoro una multa paralizzante.
Ci sono generalmente tre circostanze in cui è consentito un licenziamento:
1) Ragioni economiche o organizzative - Si tratta di ciò che viene comunemente chiamato 'ristrutturazione'. Come datore di lavoro, si può affermare che licenziare un dipendente, o diversi dipendenti, è l' unico modo per salvare l' azienda dalla bancarotta. Ciò richiede l' intervento delle autorità del lavoro e, se decidono che il licenziamento è giustificato, il contratto viene annullato e il dipendente riceve un pagamento equivalente a 20 giorni di stipendio per ogni anno di servizio, fino ad un massimo di 12 mesi. Se le autorità del lavoro non sono dalla tua parte ma si licenzia comunque il personale, è necessario compensare ogni lavoratore con una paga equivalente a 45 giorni di stipendio per ogni anno di servizio, fino ad un massimo di 42 mesi.
2) Motivi oggettivi - che prevedono, per esempio, inettitudine da parte di un dipendente, incapacità di adattarsi ai cambiamenti tecnologici, dopo un ragionevole periodo di riqualificazione, ed assenze continue e ingiustificate. Se si licenzia un dipendente per una di queste ragioni, è necessario fornirgli una comunicazione scritta con 30 giorni di preavviso e pagargli un indennizzo equivalente a 20 giorni di stipendio per ogni anno di servizio fino ad un massimo di 12 mesi.
3) Motivi disciplinari - Come suggerisce il nome, i motivi disciplinari si riferisce a temi come insubordinazione o disobbedienza, grave e intenzionale inosservanza dei doveri, abusi verbali e fisici verso il datore di lavoro o la sua famiglia, tradimento della fiducia del datore di lavoro, calo costante nel gradimento degli standard del lavoro e assunzione abituale di droghe o alcool durante l’ orario di lavoro che ovviamente influisce sulle prestazioni.
Un dipendente licenziato sia per ragioni oggettive che disciplinari deve ricevere per iscritto le ragioni del licenziamento. Se non è d'accordo sulle ragioni del suo licenziamento, deve presentare una domanda di conciliazione entro 20 giorni dalla ricezione della lettera di licenziamento. Questo tentativo di conciliazione presso la sede di arbitrato (Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación) è obbligatorio prima di ricorrere ai tribunali del lavoro. Se la mediazione non ha successo e il caso va in tribunale, dove il licenziamento è giudicato giusto, il dipendente non riceve alcun compenso. Se è invece giudicato ingiusto, il datore di lavoro può avere una tassa pesante da pagare: pagare l’ equivalente di 45 giorni di retribuzione per ogni anno di servizio fino ad un massimo di 42 mesi. Ulteriori dettagli sulla normativa in materia di licenziamento possono essere trovati sul sito web dell' Istituto Spagnolo per il Commercio Estero www.spainbusiness.com.